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株式会社シンフォネットのスタッフブログTop>電話はなるべくたらい回しにはしないようにしましょう。

電話はなるべくたらい回しにはしないようにしましょう。

電話をかけていて一番不快に感じることは、「電話のたらい回し」ではないでしょうか。
実際に私も私用で商品の問い合わせをした時に、あちこちの係をたらい回しにされてしまい、
その都度同じ話を何回も違う人に伝えなくてはいけなくなってしまった経験があります。
特に大きな会社など人数が多いと起きやすいことなのですが、
電話がたらいまわしになってしまう原因としては以下のケースが考えられます。

・新商品や新しいサービスがはじまり、まだ一部の人しか対応ができない
・部署ごとに対応する内容が異なり、かつ、確認したい内容が複数ある
・具体的な担当者がわからず、調べるのに時間がかかる

会社として対応しきれない案件の時や繁忙期などの時期は
ある程度は仕方がない場合もあるのかもしれませんが、
それでも電話のたらい回しは避けたい事態だと思います。

担当者や部署がわからない、あるいは、自分ではすぐに答えられない電話を受けた時は、
まず「確認いたしますので、少々お時間をいただけますでしょうか」と
相手に必ず確認して保留にします。
その後、いろいろな理由で、確認に時間がかかってしまう場合は
「申し訳ございません。確認に時間がかかっておりますのでいったんお切りいたしまして、
折り返しご連絡させていただきます」と折り返しにすることで、
電話口でお客様を待たせたり不快な気持ちにすることが少なくなると思います。

この時に相手の連絡先や都合の悪い時間なども確認しておくと、
お客様にも親切な電話対応になると思います。

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