電話の受付は会社の顔、安心の電話代行を利用するのも一つです。

会社や事務所にかかってくる電話対応の負担を軽減したいと、電話代行の利用を検討している人もいるのではないでしょうか。忙しい日や手が離せない仕事のときほど電話がかかってきてしまい、慌てて対応したら誰からの電話か確認するのを忘れた…なんてミスも出てきてしまいがちです。

本来、電話の受付は会社の顔でもあるからこそ、丁寧な対応が求められます。また、電話のように相手の顔が見えないと感情が伝わりにくくなってしまいがちです。電話の受付に困っている人は電話代行を利用するのが最適です。

■電話代行サービスとは

そもそも、電話代行サービスとは企業の担当者に代わって、プロのオペレーターが電話対応を代行することをいいます。顧客や取引先からの一般的な電話応対はもちろん、予約受付や問い合わせの対応を行う場合もあります。また、電話の内容をもとに担当者につなぐ電話の取次ぎを行うこともあります。契約内容によって異なりますが、スケジュールの管理やクレーム対応、緊急時の対応など幅広い電話応対を依頼できます。

■電話代行はどのような会社に必要？

会社にとって、電話代行が必要かどうか判断できずにいる人もいるのではないでしょうか。

電話対応を日々行っている会社であれば、電話代行があると便利です。

実際に必要な会社のケースには以下のようなものがあります。

・新規事業や支店が増える

新規事業を始めるタイミングや、新しく支店を増やす場合、準備に追われ忙しくなります。電話対応以外にもやらなくてはいけないことも多くなり、電話がおざなりになってしまうことも少なくありません。

また、支店の番号ではなく市外局番での電話番号を希望するケースもあるでしょう。余裕がない対応は、電話先にお客様にも伝わってしまい、クレームに繋がってしまうことも考えられます。新規事業や支店を増やすときは、業務に余裕を持たせるためにも、電話代行の利用をおすすめします。

・営業さんが多く社内を空けがちになる

会社によって、営業さんメインのところもあります。特にスタートアップの企業になると営業以外にも、自分で資料を作る、事務作業を行うなど、時間に追われるようになります。特に営業さんは打ち合わせのタイミングや営業活動で外に出ている時間も長くなります。電話を転送したところで、移動中に電話に出られるとは限りません。営業さんが多い会社で社内に電話対応ができるスタッフがいないケースでも代行の利用が向いています。

・電話のクレームが増えている

今まで社内で電話をとっていたものの、急に電話の件数が増えた、十分に研修時間が取れず新人さんの電話対応でクレームに繋がってしまっているケースもあるかもしれません。電話は会社の顔でもあり、対応一つで印象が決まってしまいます。

特に、ネットを中心に事業を展開している会社の場合、電話対応が会社の印象に直結します。質問に対して答えられずたらいまわしになっているなど、お客様にとっても不信感に繋がってしまいます。電話のクレームが増えてしまっているときは、一度電話を見直すためにも電話代行をおすすめします。

■電話代行にもタイプがある

一口に電話代行といっても、いくつかのタイプがあります。

自社でどのようなサービスを求めているのかによっても、選ぶべき電話代行が変わってきます。具体的に電話代行にはどのようなタイプがあるのか見ていきましょう。

・電話受付中心の電話代行

電話受付をメインに行う基本的な電話代行です。お客様からの電話の要件をもとにチャットやメールを使って報告します。あくまでもシンプルな対応にはなりますが、一時対応が負担になっている企業にとっても、折り返しを確認できる安心感があります。電話がたくさん鳴ってしまい業務に集中できない、電話に出られずビジネスチャンスを逃してしまっている企業にとって向いています。比較的安価で利用しやすい点も特徴と言えるでしょう。

・特定の業種に特化した電話代行

電話代行の中でも、特定の業種に対しての専門プランを用意しているところもあります。専門的な知識や技術が必要になり、企業のマニュアルも参考にしながら対応していくことになります。電話代行によってもどのような業種に対応しているのかは変わってきます。

例えば「弁護士」「税理士」などの仕業に特化している電話代行もあります。他にも「不動産専門」や「水道修理」「ネットショップ」などさまざまなラインナップがあります。専門性が高い分、電話受付中心の電話代行よりも高くなる場合があります。

・予約受付に特化している電話代行

企業の予約受付に対応している電話代行もあります。例えば、お客様からの予約を受け付けし、質問に応対してくれる電話代行のタイプも利用できます。予約受付はミスが許されない仕事になりますし、クレームに直結してしまうこともあります。病院や美容サロンなど、お客様対応が忙しい業種によっても電話予約の対応を代行することで、余裕を持った対応にも繋がります。

これらの電話代行以外にも、柔軟に電話代行を受付できるサービスもあります。経験豊富なオペレーターが所属しており、対応方法をマニュアルなどで伝えておき電話対応を任せている会社もあります。電話代行以外にも秘書代行など多様なサービスに対応しているため、企業の代わりに対応してくれます。

■電話代行のシンフォネットをおすすめしたい理由

電話代行のシンフォネットは、企業にとっての「電話応対の困った」を解消してくれるサービスです。毎日の電話対応を代行してほしい、とはいえ大事な電話だからこそ丁寧な対応をしてほしいと考えているのではないでしょうか。そんな会社によってもシンフォネットをおすすめしたい理由があります。

・感じのよい受け答えが期待できる

会社の代わりに電話対応をしてもらうからこそ、安心して任せられるような感じのよい受け答えができるかどうかは重要です。シンフォネットでは、女性スタッフのみのプロっぽくない自然な電話対応を心掛けています。きちんとした言葉遣いや受け答えはもちろんですが、温かさが伝わるような言葉でお客様に伝えるようにしています。「また電話をしてみたいな」と思ってもらえるような、温かみのある対応を心掛けています。

・コール数によって月額料金が選択できる

企業によってもかかってくる電話の数が変わってきます。電話代行を使いたいと思いつつも、月のコール数が未確定な人は月額4,000円のコースから選択できます。コール数が一定以上ある場合は月額5,000円のコースなど希望に合わせて選択できます。余計なコストをかけることなく、企業に必要な電話の件数のみを依頼できるので、コール数によって月額料金が選択できるのは便利です。

・余計なコストがかかる心配がない

新規登録料や保証金、お客様情報変更費用など他社で追加料金になってしまうようなサービスも無料で行っています。そのため、契約の途中で変更したいことが出てきたときにも安心できます。取次ぎだけに限らず、詳細をすぐにメールで連絡するなど迅速対応も心掛けているからこそ、コスト以上の満足度が期待できます。

■まとめ

電話の受付は会社の顔でもあるからこそ、電話代行を利用するのをおすすめします。忙しい会社によっても、電話を代行することで業務に余裕が持てるようになり、ミスを減らすことにも繋がります。電話の受付は電話代行のシンフォネットにお任せください。