「電話が鳴らなくなって、仕事が変わった」――お客様の声から見えた電話代行の本当の価値
こんにちは。ベテランスタッフです。私は館山市でシンフォネットのスタッフとして長年働かせていただいておりますが、お客様から「電話代行を利用して本当に良かった」というお声をいただくたび、この仕事の意義を改めて感じております。先日も、房日新聞電子版で地域の高校生が認知症をテーマにした紙芝居を制作したという記事を読み、地域のつながりや思いやりの大切さを再認識いたしました。電話代行も同じように、誰かの負担を軽くし、前向きに働けるお手伝いができる仕事だと感じております。今回は、実際にシンフォネットをご利用くださっているお客様からお聞きした生の声をもとに、電話代行がもたらす「業務効率化」の本当の価値について、お話しさせていただきたいと思います。
■ 「電話のたびに作業が止まる」――多くの方が抱える悩み
ご利用を検討される方の多くが、最初におっしゃるのが「電話がかかってくるたびに作業が中断されて困っている」というお悩みです。特にひとりで事業をされている方や、少人数で運営されている会社では、一本の電話が思いのほか大きな負担になることがございます。ある設計士の方は、「図面を引いている最中に電話が鳴ると、集中力が途切れてしまう。一度途切れた集中を取り戻すのに、また15分はかかってしまう」とおっしゃっていました。また、プログラマーの方からは「コードを書いている時に電話で中断されると、どこまで書いたか分からなくなって、また一から確認し直さなければならない」というお話も伺いました。これは決して大げさなお話ではございません。専門性の高い業務ほど、深い集中状態が必要です。その集中が電話によって何度も分断されると、本来の仕事の質や進捗に大きく影響してしまうのです。
■ 「急ぎじゃない電話」が実は8割だった、という現実
面白いことに、多くのお客様が電話代行を利用し始めてから気づかれることがございます。それは「実は、すぐに対応しなければならない電話は全体の2割程度だった」ということです。ECサイトを運営されている方は、「営業の電話や、ホームページを見れば分かる内容の問い合わせが想像以上に多かった。本当に急ぎの注文や問い合わせは、実はそれほど多くなかった」と驚かれていました。また、コンサルタントの方からは、「アポイントの日程調整や資料送付の依頼など、その場で自分が対応しなくても済む電話がほとんどだった」というお声もいただいております。電話代行をご利用いただくと、私どもが一次対応をさせていただき、内容に応じて優先順位をつけてお客様にご報告いたします。本当に急ぎのご用件だけを即座にお伝えし、それ以外は落ち着いたタイミングでご確認いただける――この仕組みが、お客様の集中力を守ることにつながっているのです。
■ 「夕方まで電話を気にせず仕事ができる」――時間の使い方が変わった体験談
実際にシンフォネットをご利用くださっている、館山市内でデザイン事務所を営むA様からは、こんなお話を伺いました。「以前は、朝から電話が気になって落ち着かなかったんです。クライアントからの連絡が来るかもしれない、新規のお問い合わせがあるかもしれない、と思うと、集中して制作に取り組めませんでした。でも電話代行をお願いしてからは、午前中まるまる制作に没頭できるようになったんです。お昼休みにまとめて報告メールを確認して、必要な対応だけすればいい。この変化は本当に大きかったです」また、南房総市で整体院を経営されているB様からも、同様のお声をいただきました。「施術中に電話が鳴ると、患者様をお待たせすることになってしまいます。かといって出ないわけにもいかず、いつも申し訳ない気持ちでいっぱいでした。電話代行をお願いしてからは、目の前の患者様に100%集中できるようになり、施術の質も上がったと自分でも感じています」
■ 「残業が減った」「プライベートの時間が増えた」――生活の質も向上
業務効率が上がると、当然ながら労働時間にも変化が現れます。多くのお客様から「残業が減った」「夜遅くまで働かなくてよくなった」というお声をいただいております。鴨川市で税理士事務所を開業されているC様は、「以前は日中に電話対応で仕事が進まず、夜遅くまで事務所に残って作業することが日常でした。でも電話代行を利用してからは、日中に集中して仕事ができるようになり、定時で帰れる日が増えました。家族との時間も取れるようになって、生活の質が格段に上がりました」とおっしゃっています。私自身、ガーデニングや地域のボランティア活動を大切にしておりますが、仕事と生活のバランスが取れているからこそ、日々を心豊かに過ごせるのだと実感しております。お客様にも、そうした心のゆとりを持っていただけることが、何よりも嬉しいことでございます。
■ 「安心して外出できる」――営業活動や取材にも積極的になれた
電話代行のもうひとつの大きなメリットは、「外出中でも安心」という点でございます。営業に出かける時、取材に行く時、あるいは少し遠方のお客様のところへ伺う時――そんな時でも、電話対応を気にせずに済むというのは、想像以上に大きな安心感につながります。ある不動産仲介業の方は、「物件の内見に同行している時に電話が鳴ると、お客様をお待たせしてしまうことになります。でも出ないわけにもいかず、いつも中途半端な対応になっていました。電話代行をお願いしてからは、目の前のお客様に集中できるようになり、成約率も上がった気がします」とお話しくださいました。また、フリーランスのライターの方からは、「取材中に電話が鳴ると、取材相手に失礼だと感じていました。電話代行があることで、安心して取材に集中できるようになり、より良い記事が書けるようになった」というお声もいただいております。
■ 「なごみ系」だからこそ、お客様にも安心していただける
シンフォネットの特徴は、何と言っても「なごみ系」の自然で温かみのある電話応対でございます。私どもは全員、千葉県館山市在住の女性スタッフで、地域に根ざした温かな対応を心がけております。お客様からは「シンフォネットさんに電話代行をお願いしてから、『感じの良い会社ですね』とお客様に言われることが増えました」というお声をよくいただきます。機械的ではない、人の温かさが伝わる対応が、お客様の会社のイメージアップにもつながっているのです。私自身、長年この仕事をさせていただく中で、「電話の向こう側にいる方の気持ちに寄り添う」ことの大切さを常に感じております。マニュアル通りの対応ではなく、一人ひとりの状況や気持ちを汲み取った対応を心がけることで、お客様にも、そのまたお客様にも、安心していただける――それがシンフォネットの強みだと自負しております。
■ まずは一度、お気軽にご相談くださいませ
電話代行というサービスをまだご利用されたことがない方にとっては、「本当に効果があるのだろうか」「自分の仕事に合っているのだろうか」と不安に思われることもあるかと存じます。シンフォネットでは、月額4,500円からご利用いただける料金プランをご用意しており、新規登録料・保証金・情報変更費用はすべて無料でございます。また、1か月の返金保証制度もございますので、まずは安心してお試しいただけます。担当者登録も無制限で、複数の方の対応が必要な場合でも柔軟に対応させていただきます。「電話のことは、プロに任せて、ご自身の本業に集中する」――これは決して贅沢なことではなく、これからの働き方においてとても大切な考え方だと思います。皆様の大切なお時間を、より価値のあることにお使いいただけるよう、私どもが精一杯お手伝いさせていただきます。フリーダイヤル0120-730-690にて、いつでもご相談を承っております。千葉県館山市から、皆様の仕事と暮らしを応援させていただければ幸いでございます。どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。