電話代行を月額4000円の格安で提供します
私は、在宅でエンジニアの仕事をしている一人稼業です。そのため、仕事の時間=売上に直結してくることもあり、いかに時間を確保するかが大きな課題です。作業中にクライアントからの問い合わせがあれば、すぐに対応しなくてはいけません。電話1本でも取り逃がしてしまえば、せっかくの仕事を失うことにもなりかねません。とはいえ、事務員を一人増やすのは費用的な負担も大きくなりますし、今はインボイスや働き方の多様化、手続き関係もありそこまで時間をかけていられない・・・というのが正直なところです。せめて、かかってくる電話対応をどうにかしたいと考え、格安の電話代行に依頼することにしました。
■格安の電話代行を選ぶ時にポイントにしたこと
格安の電話代行を選ぶとき、業者の数も多いからこそ何をポイントにしたらいいのか戸惑い、最初はとにかく見積もりをもらって比較する事から始めました。実際に私が参考にした、格安電話代行サービスを選ぶ時のポイントをまとめてみました。
・どこまで作業を依頼できる？
依頼先を探すうえで「作業範囲」を確認するのは、とても重要だと感じました。電話代行についてネットで調べてみると、提供しているサービスの範囲は企業によっても変わります。
例えば、電話の一次対応をしている業者であれば、取次になるため電話対応は必要になります。完全にお任せするのであれば、すべて依頼できるような電話代行がいいでしょう。他にも、グローバル事業であれば他言語対応をしている、予約の受付にも対応しているなどオプションを選択できる電話代行もあります。
私の場合も、エンジニアの代行として電話に出てもらう必要があるので、ある程度の専門知識を持っていることも必要です。作業範囲を確認しておかないと、依頼したあとに「物足りなさ」を感じることになってしまいます。どこまで作業を依頼できるかは、ホームページだけだとわからない点もあるので問い合わせて確認するほうが、スムーズだと感じました。
・コミュニケーションツールの種類
私の場合、エンジニアになるためそこまでコミュニケーションツールに対して苦手意識はありません。電話があったときにメールで伝えてくれる業者もあれば、LINEやチャットワーク、スラックなどを使い、通知してくれる企業もあります。
通知が届いたときに見逃すことのないように、日頃からよく使っているコミュニケーションツールを選ぶようにしたいものです。例えば、メールで通知が来るとしても、ほとんど使っていないアドレスだと見逃してしまうことも考えられます。
LINEをよく使っている人であればLINEのほうが、すぐに通知に気付き対応しやすくなります。どのようなコミュニケーションツールを使っているのかも確認しておくと、不便さを感じることもないと思います。また、コミュニケーションツールの通知機能をオンにしておかないと、すぐに気付けないこともあります。どうしても急ぎの対応のときは、電話代行より電話にてお伝えいただくこともできるので、選ぶ時のポイントと言えます。
・予算内で利用できるか？
個人で仕事をしていることもあり、できるだけコストをかけたくないという思いもあります。そのため「予算内で利用できるか」も重視したポイントの一つと言えます。
例えば、格安電話代行といっても、業者によっては契約料などの初期費用がかかることもあります。このほかに、月額基本料や電話件数が越えてしまった場合の追加料金などがかかってきます。実際にどのくらいの電話の件数がかかってくるのかによっても変わりますが、超過になると割高になってしまうことも多く予算以上になってしまうことも少なくありません。受電実績はそれぞれ違うからこそ、最適なプラン選びも重要だと感じました。
また、電話代行によってシンプルに「これだけ！」と表示しているところもあれば、複数のプランを用意しているところもあります。電話をどのくらい使っているのか状況に合わせて、柔軟に変更してくれるような電話代行だと安心です。
・契約期間はどのくらいか/オプション料金
実際に問い合わせてみて知ったのですが、契約期間を設けている業者も少なくありません。そのため、とりあえず使ってみようと契約してしまうと途中で乗り換えができずに苦戦することもあります。決められた期間中は使用しなくてはいけないため、コスト的な負担を感じることもあります。契約する際に期間を充分に確認しておくことは必要だと思います。
また、オプション料金についても格安電話代行とはいえいろいろな種類があります。一般的なオプション料金といえば、電話の対応時間や件数を変更したり、必要に応じてオペレーターを増やしたり、対応そのものを拡張するようなものもあります。オプションは1件100円程度の場合もあれば、月額で決められていることもあるので頻度によって、どちらのほうがお得なのかを考慮しつつ、考える必要があると思います。
■エンジニアが格安電話代行を使って良かったこと
エンジニアで在宅でお仕事をされている人は多いと思います。格安電話代行に依頼するまでは、実際にどのようなサービスでどこまで業務に変化が出てくるのかわからない部分も多くありました。実際に電話代行を使って見て良かったと思えることがたくさんあります。
・業務に集中できる
エンジニアにとって、作業中は余計なことに気を取られたくありません。集中したいときに限って電話がかかってきて、慌てて対応しているうちに作業効率が下がってしまったなんてことも多く経験してきました。電話代行を依頼することで、一次対応は依頼できるため無駄な電話対応がなくなります。例えば、営業電話の対応や、マニュアルにありそうな質問にいちいち答える必要もないため、負担に感じにくくなります。電話代行に依頼することで、本来の業務に集中できるようになるため、売上の向上にも繋がりやすくなったと感じます。
一人で作業をしていることもあり、業務に集中できるメリットが大きいのが嬉しいです。
・機会損失のストレスがない
ビジネスにとって電話を取り損ねるということは、いかにチャンスを逃しているのかでもあります。仕事が忙しく追われているときもありますし、打ち合わせ中や外出中で電話に出られなかったなんてことも少なくありません。電話代行を使えば、どんなときでも電話に出られるようになるので、顧客からの電話や新規案件を逃すこともなくなります。エンジニアといえども、急ぎの案件や複数のエンジニアに同時に相談している場合もあり、急ぎの対応が必要になることもあります。以前は機会損失するたびに、大きなストレスを感じることもありましたが、負担を大きく減らせるようになったと実感しています。
・休日を取りやすくなった
在宅の仕事は土日など決められた休日を取りにくいと感じます。作業は中断していても、問い合わせの電話対応に追われてしまうこともあります。休日と決めた日に電話代行を依頼しておけば、私の代わりに電話の応対を依頼できるようになります。休日を安心して休めるようになったことも、電話代行を依頼して良かったメリットと言えるでしょう。
格安電話代行でどこまで依頼できるのか、正直不安もありました。でも、一度任せてしまえば大きなストレスを緩和することにも繋がり、仕事の効率化にも繋がり良かったと感じています。休日をとりやすくなりオンオフの切り替えにも便利だと思います。
