電話番を雇うより電話代行の方が安くて安心です
電話代行を使うとなると、やや高い印象を持っている人も多いと思います。なかには、毎月電話代行の固定費がかかることが負担に感じてしまい、電話代行の依頼がしづらいと感じてしまう人も少なくありません。とはいえ、毎日の電話対応がやや負担に感じている企業も多く「電話番を雇うべきか」迷っているかもしれません。特に個人事業主や小規模企業になると、少人数でまわしていることもあり、社員一人ひとりにかかる電話対応の負担も大きくなります。電話番を雇うかどうか迷っているのであれば、電話代行を使うほうが安くて安心できおすすめできる理由について説明していきたいと思います。
■電話番ならではの問題点
電話番が必要になったとき、企業で新しく社員を採用するということになります。電話番の採用について考えるようになった理由は、企業にとってさまざまな要因があると思います。
電話対応を任せられる分、社員を雇ったほうが電話代行より安いといったイメージを持っている人も少なくありません。では、実際に電話番を雇ったときにどのようなコストの負担がかかってくるのか、詳しく説明したいと思います。
・固定費が大きな負担になる
電話番には毎月の「固定費」がかかってしまいます。例えば、今は人件費も高騰しています。時給で雇うのか、正社員で雇うのかにもよりますが、給料だけでなく、社会保険や雇用保険に加入しなくてはならず、入社してからかかってくるコストも増えてしまいます。大企業ならともかく、少数精鋭で回しているような会社になると、固定費を増やすことに頭を抱えてしまうケースも少なくありません。できるだけ固定費を減らしたり見直したいと考えている会社も多く、電話番が必要になったとはいえ固定で雇うのはややハードルが高く感じてしまうケースも多いようです。
・金銭的な問題だけではない負担
電話番として社員を雇うにしても、入社してすぐに即戦力になるとは限りません。企業にとっても"このくらいの電話対応レベルが欲しい"とイメージしている部分があると思います。もともとコールセンターの経験がある人ならともかく、未経験入社になると誰かが教育を担当しなくてはいけなくなります。電話対応は向き不向きもありますし、教育にかける時間をどのように確保するのかも大きな課題になってきます。電話番を必要とするくらい社員の負担が大きくなっている今、一時的とはいっても電話番の教育まで任せることに迷っている人もいるのではないでしょうか。金銭的な問題に限らず、教育面の負担も出てきます。
・すぐに辞めてしまうこともある
電話番として雇ったものの、なかには会社に馴染めずすぐに辞めてしまう人もいます。採用の求人を掲載するのにもお金がかかりますし、入社したあとの費用や手続きなどすべてが終わってから辞めてしまうと、会社にとっても大きな損害となります。一から採用して...となるとそのたびに社員に負担がかかってしまいます。入社してから続くかわからない点を考えても、リスクがないとは言えません。
■電話代行は本当に高い？
電話代行についてどうしても「高い」というイメージを持たれがちです。確かに、外注するときのイメージとして、便利な分費用がかかると考える人も少なくありません。電話代行業者によっても異なりますが、実は「電話番を雇うよりも安い」と言われています。電話代行のコストは月額1,000円～3,000円前後となり、ここのどのくらいの件数の電話を対応するのか、専門知識や技術が必要な対応があるのか、電話以外にも事務などオプションをつける対応が必要になるのかによっても変わってきます。電話代行を継続的に依頼していれば、月額がかかるとも言えるかもしれませんが、電話対応が少ない月は契約しない方法もあります。事前に期限を決めて利用できる分、無駄がない点も電話代行のメリットと言えるのです。
■電話代行をおすすめしたい理由
電話代行をおすすめしたい理由があります。
具体的な理由について説明していきたいと思います。
・料金プランの種類が多い
電話代行は料金プランの種類が豊富です。例えば、毎月決められた金額での契約もあれば、月10件までいくら、20件までいくらなどの件数に合わせたプランもあります。従量課金制になるので、余計な費用がかかることはありません。また、料金プラン内のサービスとして、LINEで通知をしてくれたり、事前スプリクトに対応しているプランもあります。また、必要に応じて柔軟なカスタマイズをしてくれるなど、電話代行業者によって料金プランの種類が豊富なのも魅力の一つと言えます。どのくらいの件数の対応が必要なのか、予算をどのくらいまでかけられるのかによっても変わります。料金プランの種類も多いからこそ、柔軟に対応できるのも電話代行の良さといえるでしょう。
・繁忙期や閑散期など調整ができる
通年通して電話が多い会社もあれば、毎年年末や期末、キャンペーン期間中など限られた時期のみ電話対応が忙しいケースもあります。電話番のように固定にしてしまうと、閑散期にお願いできる仕事が少なくなってしまい、バランスが取れなくなってしまいます。電話代行であれば、閑散期は契約しない、件数を少なくしてプランを見直すなどの調整も可能です。そもそも、社会保険や雇用保険などの費用もかからないため、調整しやすい特徴もあります。電話代行を利用したい分のみ利用できる点を考えても、企業にとって負担なく続けやすいのも電話代行の魅力といえるでしょう。
・電話の質が高く安心して任せられる
電話代行はプロの電話対応になるため、安心して任せられる良さもあります。教育の必要もありませんし、社員として電話に出るため代行であることがばれる心配もありません。お客様にとっても信頼できる会社として認めてもらえるようになりますし、本業に集中でき作業効率を高められる良さもあります。電話は会社の顔でもあるからこそ、質の高い対応は会社の印象を良くしてくれます。クレーム対応を任せることもできるため、電話のノウハウを理解しているからこそ適切な対応が期待できます。電話は相手の顔が見えないからこそ、いつも以上に丁寧な対応が求められるのです。
・電話代行はコスパにも優れている
電話代行を依頼することで、雑務や営業電話の心配もなくなります。いつかかってくるかわからない電話対応で、業務が思うように進まなくなりストレスに感じてしまうことも少なくありません。また、せっかく電話が鳴っているのに出られず機会損失に繋がってしまうケースも考えられます。安定したお客様対応が期待できる点もあり、生産性を高めつつ会社としての印象を高めることにも繋がります。電話代行はコスパ面で見ても優れており、ただ電話に出てもらう以上にたくさんのメリットがあるのがわかると思います。
■まとめ
電話番を雇うよりも電話代行の方がコストを抑えられますし、電話の質を高く安定できるため安心して任せられるメリットがあります。
電話代行は業者によっても対応が変わってくるからこそ、それぞれのサービスや料金を比較しつつ納得できる業者選びが重要になってきます。電話が業務の負担になっていると感じているときは、電話番や電話代行など自社にあったサービスを取り入れるのをおすすめします。生産性や信頼度を高めるためにも電話代行がおすすめです。
