「電話のことは、プロに頼んでよかった」――ひとり起業した私が電話代行を選んだ理由
こんにちは。ベテランスタッフです。早いもので、シンフォネットでお客様の電話応対をお手伝いさせていただくようになって随分経ちますが、いまだにお客様からの温かいお声をいただくたびに、この仕事をさせていただいていることに感謝の気持ちでいっぱいになります。今日は、ある個人事業主のお客様のお話を、ご本人の許可をいただいてお伝えしたいと思います。
■ 起業したその日から感じた「電話の重さ」
そのお客様は、長年勤めた会社を退職され、ご自身の専門知識を活かしてコンサルティング業を始められた方でした。「自分のペースで、お客様に真摯に向き合える仕事がしたい」という思いから独立を決意されたそうです。ところが、開業して間もなく、思わぬ壁にぶつかったとおっしゃっていました。それが「電話対応」だったのです。「クライアント先で打ち合わせ中に携帯が鳴ると、どうしても出られないんです。でも、新規の問い合わせかもしれないと思うと、着信を無視するのも不安で……」と、当時の戸惑いをお話しくださいました。また、集中して資料作成をしているときに電話が鳴ると、そのたびに思考が途切れてしまう。一本一本は短い通話でも、その度に集中力を取り戻すのに時間がかかり、予定していた作業が夜遅くまでかかってしまうこともあったそうです
■ 「自分でやらなければ」という思い込みからの解放
起業当初、そのお客様は「ひとりでやっている以上、電話も自分で取らなければ失礼だ」とお考えだったそうです。確かに、お客様との距離が近いのがフリーランスや個人事業主の魅力でもございますから、そうお考えになるのも当然かと存じます。でも、ある日ふと気づかれたそうです。「電話を取ることに必死で、肝心の本業に集中できていないのではないか」と。そして、「お客様に対して本当に誠実なのは、電話を自分で取ることではなく、質の高い仕事を提供することではないか」と考えが変わったとおっしゃっていました。その頃、知人から「電話代行サービスというものがあるよ」と聞き、インターネットでいくつかの業者を調べ始めたそうです。ただ、料金の安さだけで選ぶのは不安だったとのこと。機械的な対応では、せっかく問い合わせてくださったお客様に失礼になってしまうのではないか、と悩まれたそうです。
■ シンフォネットとの出会い――「なごみ系」という安心感
そんなとき、偶然見つけてくださったのがシンフォネットでした。「千葉県館山市の女性スタッフによる、なごみ系電話代行」という言葉に惹かれたとおっしゃっていました。最初にお問い合わせをいただいたとき、私がお電話を受けさせていただいたのですが、そのお客様は「実は、電話代行を使うのは初めてで、正直不安もあるんです」と率直にお話しくださいました。料金のこと、対応の質のこと、万が一トラブルがあったときのこと……いろいろなご心配があったかと存じます。私どもは、お客様のそうした不安な気持ちに寄り添いながら、サービス内容を丁寧にご説明させていただきました。特に、館山に住む地元スタッフが対応すること、マニュアル的な応対ではなく自然な会話を大切にしていること、そして月額4,000円台からという格安の料金設定についても、きちんとご納得いただけるようお話ししました。「1か月返金保証があるなら、試してみようかな」と、そのお客様は導入を決めてくださったのです。
■ 導入後、すぐに実感した「自由な時間」
サービスをご利用いただくようになって、お客様の働き方は大きく変わったそうです。まず、クライアント先での打ち合わせに集中できるようになったこと。電話が鳴っても「シンフォネットが対応してくれている」という安心感があるため、目の前のお客様との会話に全力を注げるようになったとおっしゃっていました。また、資料作成やリサーチなど、集中力を要する作業の効率も格段に上がったそうです。「電話が鳴らないだけで、こんなに仕事が進むなんて」と、驚きとともに喜んでくださいました。さらに、営業時間外や休日に電話が鳴ることもなくなり、プライベートの時間もしっかり確保できるようになったとのこと。「休むときは休む、働くときは働く、というメリハリがつきました」というお言葉をいただいたときは、私どもも本当に嬉しく思いました。
■ お客様からの信頼が厚くなった理由
実は、電話代行を導入されてから、そのお客様の評判がさらに良くなったというお話もございます。それは、新規のお問い合わせに対する対応スピードが上がったことが大きいようです。以前は外出中や作業中で電話に出られず、折り返しが翌日になってしまうこともあったそうですが、今は私どもがすぐに電話を受け、ご用件を正確にお伝えすることで、お客様からの第一印象が良くなったとのこと。また、「電話に出てくれた方の対応が丁寧で安心した」というお声を、実際に新規のお客様からいただいたこともあったそうです。そうしたお声を聞くたびに、「電話代行を使って本当に良かった」と実感されているとおっしゃっていました。
■ 「コスト」ではなく「投資」だと気づいた
お客様は当初、電話代行の月額費用を「コスト」として捉えていらっしゃったそうです。でも、実際に使ってみて考えが変わったとおっしゃっていました。「月額4,500円で、これだけの時間と安心を得られるなら、これは立派な投資です」と。確かに、ご自身が本業に集中できる時間が増えれば、その分売上にもつながります。また、電話対応のストレスから解放されることで、心の余裕も生まれます。そう考えると、月額数千円という費用は決して高いものではないのかもしれません。実際、そのお客様は導入後、新しいクライアントを獲得され、事業も順調に拡大されているとお聞きしました。「シンフォネットのおかげで、本当にやりたい仕事に専念できています」というお言葉は、私どもにとって何よりの励みでございます。
■ 「なごみ系」だからこそ、長く付き合える
お客様との関係も、もう数年になります。最初は遠慮がちに「こういう対応をお願いできますか？」とご相談くださっていたのが、今では「いつもありがとうございます」と、まるで同じ会社の仲間のように話してくださるようになりました。それは、私どもが機械的なマニュアル対応ではなく、お客様の事業内容や個性を理解しながら、一緒に成長してきたからではないかと思っております。例えば、お客様の業界の専門用語を覚えたり、よくお問い合わせいただく内容をあらかじめ把握しておいたり。そうした小さな積み重ねが、お客様との信頼関係につながっているのだと、改めて感じます。
■ ひとりで悩まず、まずはご相談ください
もし今、あなたが「電話対応に追われて本業に集中できない」「新規のお問い合わせを逃してしまっているかもしれない」と悩んでいらっしゃるなら、どうか一度、シンフォネットにご相談ください。私どもは、千葉県館山市に拠点を置き、地域のつながりを大切にしながら、全国のお客様の電話応対をお手伝いさせていただいております。格安の月額4,000円台からご利用いただけますし、担当者登録も無制限、さらに1か月返金保証制度もございますので、安心してお試しいただけるかと存じます。ご質問やご不安なことがございましたら、フリーダイヤル 0120-730-690 までお気軽にお電話ください。あなたの事業が、もっと自由に、もっと伸び伸びと成長できるよう、私どもが心を込めてサポートさせていただきます。お電話、心よりお待ちしております。