電話対応の基本は"どんな時も相手を不快な気持ちにさせないこと"です。
簡単だと思っているかもしれませんが、
お客様が不快に感じてしまう時は人それぞれなので、
イレギュラーなことが起きても対応できるようにしていかなくてはいけません。

お客様を不快にさせないようにするためには、
お客様が何故、電話をしてきているのかを電話から見極めることが大切です。
お電話を掛けてくる時は、何か聞きたいことがあってお電話をしてくることが多いです。
特に、電話でお問い合わせをしてくる時は、回答を急いでいることが多いため、
そこで、手間がかかる、面倒だ、とお客様に思わせてしまうと不快な思いにさせてしまいます。

電話が鳴ったら3コール以内に電話を取るのも、
相手が話したことを要約して復唱するのも、不快にさせないためのテクニックでもあります。
お客様の中には一方的に話を進めてしまう人もいますが、
そのまま内容を理解できないまま話を進めてしまい、別の担当者に代わった時に、
お客様にもう一度同じ説明をさせるのも厳禁です。
「申し訳ございませんが、担当者に変わりますので少々お待ち下さい」と伝えて、
早めに電話を担当者に代わりましょう。
その時には聞けた範囲で、お電話の内容を担当者に伝えてあげてください。

相手を不快にさせない為に、電話対応は慎重に行いましょう。
東京や大阪で、電話対応の質にお悩みの方は一度ご相談ください。