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お電話を代わる担当者が話中だった時

会社にかかってきた電話を取ったけど、
担当者が別の電話に出ていた、なんて経験はありませんか?
割とよくある事ではありますが、電話対応の経験が少ないと、
イレギュラーな事態に慌ててしまうことがあります。
お電話を代わろうとしたら、担当者が話中だった場合はどうしたらいいのでしょうか。

担当者が話中、来客中などですぐに電話を代わる事ができない場合、
一番良くないのはそのまま保留にして相手を待たせてしまうことです。
話し中で、すぐに電話を代われないとわかった時は
「申し訳ございません、○○はただいま別の電話に出ております。
電話が終わり次第、こちらから折り返すようにいたしましょうか?」
と相手に指示を仰ぎます。
この時に「こちらから掛けなおします」や「後ほど、ご連絡いただけますでしょうか?」
など勝手に決めて伝えるのは絶対に止めましょう。
お客様よりご伝言をいただいたら、メモに残し、それを担当者に渡すようにしてください。
「よろしければご用件を承っておきますが」とお伝えすれば、必要なら教えてくれますし、
担当者以外に伝えたくない時は「大丈夫です。」と言ってくれるはずです。

転送先の電話が話し中でも慌てることなく冷静に対応しましょう。
また、対応している最中に担当者の電話が終わった時は
「今、電話が終わりましたので、担当者に代わります」と
お客様にお伝えして電話を代わってあげてください。