電話対応でたまにやってしまうことは、
取り次ぐときに会社名や担当者の名前を忘れてしまうことです。
電話で確認したはずなのに、いざ取り次ぐときになって保留にしたら
誰から電話がきたのか思い出せないことが何度もありました。
電話中は確かに名前を覚えていたはずなのに。

その度に取り次ぎをする先輩に
「申し訳ございません、担当者の名前を忘れてしまいました」
と謝罪の言葉を伝えていました。
電話対応に慣れてくればできるようになると言ってもらえるのですが
どうにかしたくて先輩に相談したところ、
「お客様のお名前をメモに取ってありますか？」と言われました。

電話対応をしていて電話に集中していると
電話をかけてきている方の名前を忘れてしまうことがあります。
しかし、担当者の名前を聞いたときにメモをその場で取っっていれば
忘れてしまうこともなく、メモを見ればいいのです。

電話対応では担当者との話の内容はメモをしますが、
名前をメモすることをを忘れてしまうことがあると思います。
保留にする前にメモを見返して、メモに名前がなければ、
「申し訳ございませんが、もう一度お名前を伺ってもよろしいでしょうか」
と確認するようにしたいと思います。

実はたったこれだけのことなんですよね。
担当者の名前を聞いたらその場でメモを取る、
取り次ぐときにメモに名前がなかったらもう一度お名前を確認する。
これを徹底するだけでミスがなくなりました。