電話対応をしていてお客様からなにか質問をされると、
「いつもお客様から質問されるんだよね」と思っているかもしれません。
確かに電話の口調や話し方で、質問をしやすい人はいますが、
もしかすると話している内容に不足しているところがあって、
質問をしているのかもしれません。

私も入社したばかりの頃は、
お客様に質問をされることを悪い意味には捉えていませんでした。
しかし、お客様の立場からすると、説明が不足していて
聞き直しているような状態なのですよね。

例えば「田中さんはいらっしゃいますか？」と聞かれたときに、
「あいにく田中は外出しております」と返ってきたとします。
返答としては間違えていないのですが、
お客様は「何時頃に戻ってくるのかな？」と質問したいことが出てきてしまいます。
そこで、「あいにく田中は外出しております。17時ごろには戻る予定ですが、
戻ってきたら折返しご連絡させましょうか」
とここまで話しておけば、余計な質問をする必要もなくなります。

こういったお客様の気持ちを先読みして余計な手間をかけさせないのも
気遣いの一つなのではないかなと思います。
お客様に質問させない電話対応を心がけていきたいです。