電話ですぐには答えられない、担当外でわからないことがあるときに
「分かりません」とはっきり伝えることは、トラブルを防ぐためにも大切なことです。
会社の代表として電話に出ている以上、曖昧な表現を伝えてしまえば、
それがどんなトラブルになるかはわかりません。

でも電話で「分かりません」をあまりに使いすぎると、
それを聞いているお客様はフラストレーションが溜まってしまいます。
最初は我慢していても、次第にイライラしてしまって、
「別の人に変わってくれ」と言われてしまうことも...。
自分で対応しようとする気持ちは素晴らしいものですが、
お客様のことを考えたら応対できる人に電話を変わってもらったほうが安心です。

応対できる人が全員いないときは折返し電話を行うようにして、
無理に答えようとしない勇気も大切です。
お客様のためにどうするのが一番いいのか？を考え行動できるようにしないと、
電話のトラブルを防止することにはつながりません。

「分かりません」が続いてしまいそうなときは、早めに応対できる人に変わること。
特に新人のうちはわからないことがあって当たり前です。
何度も同じ質問をしないようにしっかりとメモを取って覚えていけば、
教えるのを不快に感じる人はいませんよ。