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株式会社シンフォネットTop>電話に出るときはメモとペンを手元に置いておきましょう

電話に出るときはメモとペンを手元に置いておきましょう

会社ではいつお客様から電話がかかってくるかわかりません。
そのときに電話に出る準備がしっかりとできていることもあれば、
全く準備ができておらず慌てて電話を取る、
なんてこともあるかもしれません。
席についたらいつ受けても万全な電話対応ができるように、
常にメモとペンだけは手元に置いておくのをおすすめします。

離席したその先で受話器を取るかもしれないのであれば、
メモとペンを制服のポケットなどに入れておき、
どこにいても同じような対応ができるようにしておく必要があります。
電話の内容が簡単なもので暗記できるようなものであっても、
極力メモを取りながら会話を行うようにしてくださいね。

というのも、電話を切ったあとにすぐに別の電話を取ることだって十分に考えられます。
電話に出るタイミングはある程度予測できても選べるわけではありません。
メモなしで自分の記憶だけですべて対応しようとするのは
難しいことだと認識しておかなくてはいけないのです。
メモをとりやすくするためにも、受話器を持つのは利き手と反対側でとるのが鉄則です。

そのほうがメモもスムーズにとれるようになりますし、
電話を受けるうえでミスをする心配もありません。
自分の記憶を過信せず、しっかりとメモを取るようにしましょう。