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株式会社シンフォネットTop>>電話を取り次ぐときは待ち時間を伝えてあげることも必要です。

電話を取り次ぐときは待ち時間を伝えてあげることも必要です。

電話を担当者に取り次ぐときに、
ちょっとした気遣いができるかどうかでも変わります。
担当者がすぐに電話に出られるとも限りませんし、
ときには想定していた以上に長くおまたせしてしまうこともあります。
いずれにしても数分の待ち時間が発生します。

このときに具体的な待ち時間を伝えずに
「少々お待ち下さい」と伝えてしまうことがあります。
曖昧に答えてしまったほうが余計なトラブルを防げるのではと思いがちですが、
それが逆にお客様に対して不安にさせる原因になってしまうこともあります。
どのぐらい待つのかはっきりしているほうが、待っている側も安心できます。
例えば「担当者に取り次ぎますので1.2分お待ちいただけますか」
と伝えたほうが、具体的にイメージしやすくなります。

もちろんお伝えした時間以上になってしまうときは、一度保留を解除して
「もう少し時間がかかりそうなのですがいかがいたしますか」と
確認したほうが親切です。
保留の時間は待っている側のほうが長く感じますし、
放置されているととってしまうこともあります。

電話を取り次ぐときは時間を具体的に伝える、
ちょっとした気遣いだけでも印象は格段に変わるはずですよ。
もし自分がお客様の立場だったらどう思うだろう?と
考えるようにしたいと思いました。