私は、電話受付の代行の仕事をしています。電話受付というと、具体的にどこまで仕事を依頼できるの？と疑問に思う人も多いようです。会社によっても対応できる範囲が違うので、電話受付を探している人は、まずは一度問い合わせをしてみてもいいのではないかなと思います。私が請け負っていつ電話受付の代行業務は、会社宛にかかってくる電話の「一次対応」を行い転送するものになります。

・電話受付の一次対応の重要性

電話受付の代行を考えている人は、なにかしら電話での不具合を感じているのだと思います。そもそも一次対応だけで依頼する必要があるの？と疑問に思う人もいるのではないでしょうか。ビジネスチャンスを逃さず、最大限活かすためにも一次対応はとても大切だと、私も日々実感しています。というのも、電話というのは「会社の顔」でもあります。相手の顔こそ見えないものの、印象を決めてしまいます。また、直接話しをしているよりも電話ではその環状が伝わりにくい部分もあります。こうした問題を考えても、一次対応でどんな受け答えをするのかが、そのあとの印象を決めてしまう部分もあります。

また、個人でビジネスをされている方など、一次対応を逃してしまうことも少なくありません。外で営業活動をしていて、電話に出られなかったとします。お客さんからしたら、二度目の電話をかけてくれない可能性があります。もしかしたら大きな案件だったかもしれないのに、自分でそのチャンスを逃してしまっていることになるのです。一度逃せば、もう返ってこないと考えると、いかにチャンスを逃すことなく電話受付ができるかも大切です。

・電話受付の代行はメールのスキルも必要

私は、お客様の代わりに電話に出て対応します。その後、内容をメールにて報告するまでが仕事になります。代行してもらった内容を把握するうえでも、メールで要点をしっかりとおえつつ報告する必要があります。そのためメールのスキルも必要になるのではないかな～と思います。話しながらタイピングを打つ必要があるので、キーボードを見ながら入力をしていると、時間もかかってしまいます。最初はお客様との話に集中してしまい、思うようにキーボードの入力ができないこともあります。こうした問題を解消するためにも、電話になれること、メールなどタイピングがスムーズにできるようにしておいたほうが、電話受付の代行の仕事が思い通りに進むようになるのではないかなと感じます。

今でこそ、この仕事も慣れましたが、私も最初はうまくできずに困りました。普段、なんともなくタイピングできている人でも、話を聞きながら要点をまとめるのは難しく、苦戦するケースも少なくありません。そのため、TVで聞こえてくる内容を実際に聞きながら入力してみるなど、電話受付の代行をするのに必要なスキルを磨きつつ、対応できる幅を広げて行く必要もあります。働き始めてからも覚えることがたくさんある仕事だと思います。

・電話受付の代行は、主に何時頃まで対応してくれるの？

よく問い合わせをもらうことでもあるのですが、契約の内容によっても違います。例えば「定額制」にて契約しているのか「使った分だけ」で契約しているのかにもよります。基本は平日の対応になるので、土日祝などの曜日になると、別途料金がかかることもあります。なかには夜間の電話受付代行を希望する人もいるので、そうした内容に合わせて最適な電話受付を考えていく必要があります。時間帯による部分もあるので、具体的に対応して欲しい時間や件数（予測）なども含め、事前に相談しておいたほうがいいと思います。電話代行の契約以上になってしまうと、追加料金がかかることもあります。代行してもらっているからほっておいれも大丈夫とは限りません。主に何時頃まで対応してくれるのかなど、必ず聞いておいたほうがいいと思います。夜間などの対応が必要なケースでは、社員を雇うと固定費もかかりますし、どのぐらいかかってくるかもわかりません。そのため、電話受付代行にしておき、コストを抑えたいと考える人も多いのではないかなと思います。時間に限らず、件数なども含め広い視野で考える必要がありそうで。

・まとめ

電話受付の代行業は、思っているよりも大変なことも多く、常に成長を実感する仕事です。お客様によっても求めるサービス内容が違います。また、実際に電話に出てみないとどんな対応が必要なのかもわからないので、臨機応変の対応も必要になってきます。電話のスキルやタイピングなども含め、安心して任せてもらえるような工夫をしておかないと、会社の顔でもある電話を代行したいとは思えませんよね。また代行といってもたくさんあるので、安心して任せられるか、口コミ評判なども含めたうえで確認しておくと、安心です。電話受付をお探しの人は、まずはほしいサービスの内容を提供しているのか、聞いてみるといいと思いますよ。