私は秘書代行の電話を担当し、早5年になります。初心者のうちは、電話対応にも自信が持てず、自分の対応がこれであっているのかわからずに戸惑うこともありました。この会社に入ってはじめて電話対応の仕事をしたのもあると思います。以前、秘書的な仕事をしたことはありましたが、電話対応となると、また違った大変さがあるなと感じます。

・秘書代行の電話サービスとは

秘書代行の電話サービスで、どこまでお願いできるの？と聞かれることもあります。基本的には電話代行などと変わらずに、不在時にかかってきた電話を転送し、応対をするのが仕事です。電話代行などと違うのは、より業務的な内容を代行する場合も少なくありません。お客様に発信電話をすることもありますし、商品の受注を受けることもあるなど秘書ならではのサービスがたくさん。社員やスタッフに代わって電話の対応をするのがメインの仕事と考えるとわかりやすいのではないでしょうか。私は秘書経験もあるので、電話代行でも秘書業務のある会社に魅力を感じました。なかにはセンターのような場所に繋がり、そこで電話対応をしているケースもあるようです。一言で秘書代行といっても、これだけの違いがあるのを知ると、面白いものだなと思います。

秘書代行電話について、利用を迷っている人もいると思います。会社はもちろん事務所や士業などさまざまな人に使っていただいています。秘書を雇うまではいかなくても、電話を代行したいと考える人も意外に多いのです。ちなみに細菌は歯科医院の秘書代行なども行っています。病院は日々の業務で忙しく電話対応まで時間が取れないケースも少なくありません。でもかけた電話に出られないと、なかには怒ってしまうお客さんもいます。歯の調子が悪くて電話をかけている人もいるので、迅速な対応が必要です。こうしたお客様に対しても、専門的な知識を持った秘書が対応しますので、安心して本業に取り組んでいただけるようになります。電話の度に作業を止めて対応をする、受付など電話でお客様を待たせてしまうことのないように、代行を考える人も多いようです。

・秘書代行電話のやりがい

どんな仕事もやりがいを感じられるかどうかは、その人によっても違います。秘書代行業務というと難しそうだなとイメージする人も多いようです。たしかに秘書代行で電話の業務を行うのは簡単なことではないと思います。特に気をつけているのは、お客様は電話の相手が代行であることを知らないという点です。秘書代行電話では、取引先の数だけ覚えなくてはいけないことも増えます。秘書同士で情報が共有できるようになっているので、全部の情報を覚えるわけではありません。でも、電話をとるまで相手がどんな人なのかを見極めることはできません。受信した電話に対して社員の一人として、責任を持った対応が求められます。「私は代行なんで...」とは言えないのです。お客様にとっては、会社宛にかけた電話で出たあなたが代表になると考えると、どんな対応をとるべきなのかとても迷います。こうした部分が大変だとも感じますが、そのぶんやりがいがあるなとも感じています。

お客様からも直接ありがとうといってもらえることもあり、感謝の言葉をより身近に感じられるのも、秘書代行の嬉しい点だと感じています。どんな仕事も大変ですし、そのなかでもっと頑張ろうと思えるかどうか、またその結果が出たときにやりがいを実感できます。

・秘書代行電話だからこそ言葉遣いに注意

秘書代行電話で大切なことは、言葉遣いや言い回しだと感じています。電話の仕事をしてみるとわかるのですが、表情が見えない相手に気持ちを伝えるのは簡単なことではありません。例えば、声だけでは無愛想な人もいるので「怒っているのかな」と感じた経験もあるのではないでしょうか。でも、ただ言葉がきつくなりがちな人で本当は怒っていないなんてケースもあります。表情を見ていれば勘違いすることはないものの、顔が見えないだけでこうした勘違いも起きてしまうのです。また、電話は機械を通して会話をするため、いつもどおりの話し方だと伝わりにくくなってしまいます。よく電話ではワントーン上げて話すと言いますよね。そうしないと感じのいい喋り方にも聞こえなくなってしまうのです。こうしたトーンの違いも電話にはあると思います。なかにはワントーン上げるがうまくできずに苦戦しているスタッフも見てきました。頭ではわかっていても意外と難しいのです。

・まとめ

秘書代行を電話で受けるのは、想像以上に大変なこともあります。でもやりがいがあるからこそ続けられますし、個人的にも楽しいと感じています。仕事ではありますが、誰かの役に立てることに喜びも感じられますし、より多くの人の力になれたらいいなと感じます。電話を代行することで本業に集中できるなど、実際に利用してみるとその良さを感じられるのではないでしょうか。