私は税理士事務所を営んでいます。士業の多くは、時間に追われていることも多く日々忙しく過ごしている人がほとんどだと思います。特に税理士事務所の場合は、年末に向けてもそうですし確定申告の時期など、電話が頻繁になりより忙しくなってきます。処理しなくてはいけないこともたくさんあるのに、士業が直接対応する必要のない電話まで対応しなくてはいけなくなってしまいます。そこで、今年こそは安い電話代行を使って電話受付をしてくれる人が欲しいと考え電話代行に興味を持ちました。

・士業の電話代行は難しい？

士業の場合は、ただ電話に出るだけでなくある程度の専門知識も必要とします。そもそも何を目的にするのかを明確にしなくてはいけないこと、受付応対を任せる範囲によっても変わってきます。依頼する前にどんな内容にするのかを、しっかりと決めておき計画を立てる必要があります。士業ならではの専門的な知識を持っている電話代行はもちろん、セキュリティなどの面も不安に思っていました。どうしてもお客様の大切な情報をお預かりする仕事でもありますし、個人情報などもたくさんあります。個人情報に関するPマークを取得しているのかなど、重要な情報を任せても問題ないのかどうかが気になるところです。しかも予算的にも安い価格での電話代行を探していましたので、そんなに都合のいい場所があるのか？と疑問に思っていました。

特に税理士事務所などは、顧問をしている企業から電話がかかってくることがあります。何度も事務所あてに電話をくださる場合もあるので、お得意様としての対応が必要になります。事前に企業の会社名や担当者名などの情報を電話代行に共有します。そのうえで失礼のないような対応をしてくれることも、電話代行として魅力を感じました。専門的な内容であっても、正確に対応してくれるのも士業ならではの電話対応の良さです。

・ネットで電話代行を探してみた

そこで、ネットで調べて出てきた士業にも対応している電話代行に相談してみることにしたのです。そもそも士業にどこまで対応しているのかも気になります。すると、士業に実績のある電話代行も多くあることがわかりました。税理士事務所はもちろん、弁護士などの法律系の事務所などを専門としている電話代行もあるようです。創業からある程度の実績があること、業界内でも高い評価を受けている電話代行もあります。士業専門のサービスを提供するためにチーム制を導入している電話代行もあるなど、万全なサポートが受けられることもわかりました。それであれば、一度電話代行を使ってみてもいいのかなと感じました。士業だから...と躊躇するのではなく、まずは試しに使ってみることでわかることもあるのかなと思いました。

安い電話代行といっても価格はそれぞれに違いますし、納得できる価格は企業によっても変わります。税理士事務所の場合、時期によってもかかってくる電話の件数が違うので、スポット的な使い方ができる電話代行でもいいのかなと感じました。もしくは繁忙期のみ受信時間帯を変更してくれるなど、相手の先生に合わせて柔軟な対応をしてくれると安心できます。時期によっても全く違うので相談しながら進められるのも助かるなと感じます。

・電話は大切な営業ツール

士業にとっても毎日の電話対応は必要不可欠です。かかってきた電話の1本1本に丁寧に対応したいと思っていても、正直時間的な余裕もないと電話対応が後回しになってしまうこともあります。折り返しが必要な対応がすぐにできなくなってしまうこともありますし、取りこぼしてしまうことも少なくありません。また、営業電話に余計な時間を取られてしまうと、日常業務にも支障が出てしまいます。事務員を増やしたいと思っても、固定費を増やすのは事務所にとってもリスクになりますし、繁忙期など教えている時間もとれません。そんな問題を考えると電話代行を使うことがコスパ的にも優れていると感じます。実際に私の周りでも、安い電話代行に対応を任せる士業が増えており、それぞれ適材適所があると感じます。電話対応が得意なプロに任せることで、電話の質も上がりますし、事務所としての信頼度を高めることにもつながるのだと思います。電話は大切な営業ツールとしての認識をもっていたいと思います。

■まとめ

電話代行は安くても、プロ意識の高い人ばかりですし、安心して任せられると感じています。電話代行を使う機会も増えている今、本業にも集中でき良かったと実感しています。代行に任せることに不安を覚えていた時期もあるのですが、実際に任せてみるともっと早く利用いていればよかったと感じます。電話代行は安く気軽に使えること、まずはスポットなどの期間を決めて使う方法もあるので、完全に任せるのではなく繁忙期に頼れる存在と考えるとわかりやすいと思います。個人的にも士業にも対応してくれる電話代行の存在があり、本当に良かったと感じています。