私の会社は、コロナが落ち着いてもリモートワークが主流になったままです。本社を縮小して、基本的には社員の多くがリモートワークの方式をとるようになりました。急なリモートワークが決まったとき、電話代行についてお願いできる場所がないか？費用的にも格安に抑えられる方法がないのか、いろいろなところに見積もりをもらい比較しました。電話代行を格安で依頼したからこそわかる、メリット・デメリットを紹介します。

■電話代行の格安の相場は？

もともと本社があるときは、社員が電話対応をしており代行なんて考えたことはありませんでした。でもコロナが流行ったことで、急に在宅で仕事をするようになると、一番困ったのが電話対応でした。例えば自宅に小さなお子さんがいるご家庭もありますし、同じ空間に夫婦でリモートワークになると、電話対応が難しいなどの社員の声もありました。そのため、社員だけで電話代行を使うのは限界があると考え、ネットなどで調べたどり着いたのが電話代行です。社員を増やすとどうしてもコスト的に高くなってしまいますし、電話代行であれば対応のプロでもあるので安心だと考えました。

でも今まで電話代行を使ったことがなかったのもあり、どのくらいが相場なのか？がわからず苦戦しました。格安電話代行で調べてみると、月額480円～980円くらいの価格帯で、電話代行が利用できることがわかりました。想定していたよりも安く利用できることがわかり、電話代行を使って電話対応の負担を減らしていこうとなりました。

■格安でもオプションに要注意

ネットなどでとにかく安い価格帯の電話代行を探してみると、あくまでも「基本料金」のみの価格のケースも多く、ちょっとわかりにくいなと感じました。電話代行によってもその基本料金のなかに含まれている範囲が違うので、提示されている金額だけをうのみにしてしまうと、あとから追加料金がかかり相場よりも高くなってしまうことがあります。

例えばありがちなのが、コール数が決まっていることです。5コールまで、10コールまでなどコール数によっても基本料金が変わり、それ以上のコール数になると追加料金がかかってしまいます。1日にどのくらいの電話対応が必要になるのか？によっても、格安かどうかが変わってしまうのだなと感じました。基本的にはコール数が多くなればなるほど、月額料金は高額になる仕組みです。

5コール程度であれば月額980円になりますが、コールセンターのように頻繁に電話がかかってくる場合は、月に100コールは想定しなくてはいけなくなり基本料金だけでも10,000円を超えることも少なくありません。基本料金のなかに、一時対応の料金やメールにて連絡するなどの基本的な業務が含まれます。かかってくるコール数はもちろん、会社の規模によっても変わってくるのだなと感じました。実際にどのくらい電話対応が必要なのか、当たり前の業務になっていると気づけないケースも少なくありません。格安ばかりを重視してしまいがちですが、まずはどのくらいのコール数になるのかも確認しておくべきだなと感じました。見積もりよりも高くなってしまう可能性もありますし、できるだけ費用的な負担を抑えるためにも、見積もりや詳細の確認は必須です。

■格安電話代行を使ってわかったメリット・デメリット

格安電話代行を実際に使ってみて、私が感じたメリット・デメリットがあります。

まず、メリットは、気軽に依頼しやすく、電話対応の人手不足をすぐに補えることです。しかも自社の社員として電話に出てくれるので、営業さん曰く電話代行だとバレることもなかったそうです。電話対応もしっかりとしていますし、対応が丁寧なのもあり安心して任せられる点は、やっぱり大きいなと感じました。電話代行会社は質の高いサービスを提供できるようにするためにも、コミュニケーションを大切にしているようです。1日から利用できるなどの柔軟性があるのも個人的にメリットだと感じました。

デメリットとしては、コール数によって割高になってしまうことです。最初のうちどのくらいのコール数になるのかわからず、少な目のプランにしていたら、想定よりも電話が多くなってしまい追加料金になってしまいました。そのため予算オーバーになるなどの反省点もあります。どの程度のプランがいいのかも含め、あっているものを選ぶ必要があるなと感じています。

■まとめ

格安電話代行を使ってみた感想として、トータル的には良かったと思っています。やっぱり電話は会社にとっての顔でもあります。その電話がおざなりになっている状態だとお客様からのイメージも悪くなります。電話で丁寧な対応ができていると、会社としての信頼度を高めることにもなるのだと実感しています。格安でここまでしっかりと対応してくれること、リモートワークなどの急な変化にも対応してくれるなど、柔軟な対応で利用できるのも、格安電話代行の魅力といえるのではないでしょうか。