私が勤めている建設事務所では、事務所の人数が少なく時には誰もいなくなってしまうときがあります。在籍している職人さんの数は多いものの、ほとんど現場に出ているので電話に出ることはありません。もし職人さんに電話対応をしてもらうにしても、どのように対応したらいいのかわからず困ってしまうのではないかなと感じます。こうした問題を解消するために、格安の電話代行を依頼することにしました。建築事務所で電話代行は必要なのかも含め、お話していきたいと思います。

■建築事務所に電話代行が必要な理由

建築事務所のように少数精鋭で回している会社ほど、格安の電話代行が必要になるのではと考えています。もともとは事務所に人が少なくなるときは、留守電の設定をしておくのですが、着信のお客様の半数近くは留守電に用件を残しません。建築事務所には見積もりをもらいたいなどの用件もあるため、電話に出ないと別の建築会社にかけてしまうこともあります。今まではせっかくお客様からアクションを起こしてくれているのに、依頼の取りこぼしが出ている状態です。建築事務所も数が多く、いかに競合よりも多くお客様を獲得できるかにかかっています。よっぽどこの事務所に依頼したい条件がない限り、二度とかけてきてくれない可能性も考えられるのです。

一時は職人さんの電話に自動で転送できるようにしていた時期もあります。でも現場に出て打ち合わせをしているときに、電話に出るわけにもいきません。着信が確認できても忙しいこともあり必要な情報を聞き漏らしてしまっていて、折り返しの電話が出来ない問題もありました。そのため、再度調べ直す手間もかかり業務時間が余計に長くなってしまうことも...。電話対応に慣れていないこともあり、お客様の名前や電話番号など聞き忘れてしまうなどの問題点もあり、頭を悩ませていました。

建築事務所のように職人さんの割合が多く、常駐している事務が少ない会社は格安の電話代行を使ったほうがいいのではないかなと思います。着信の取り逃しを防ぐ工夫も、売上を上げるためには必要です。

■格安の電話代行にかかる費用は？

建築事務所あてにかかってくる電話は、その日によってもさまざまです。ほとんどはメールによる問い合わせになるのですが、急ぎで確認したいことがあるときに電話でお問合せをいただくこともあります。格安の電話代行は会社によっても変わるのですが、月額固定もしくは件数によって費用が変わってきます。対応する件数が少ないときは電話の件数によっていくらなどのプランでもいいと思います。でもある程度の件数があるときは月額固定にしてしまったほうが安くなります。実際に電話代行に話を聞いてみて知ったのですが、時間外の対応や、メール連絡サービス（電話の内容を教えてくれる）のに別途費用がかかる電話代行もあります。どの程度の予算をかけるのかによっても費用が変わってきます。電話代行をすべてお任せするのではなく、出られないときや職人さん宛にかかってきた電話に対して代行をお願いするなど、部分的なサポートを依頼することもできます。そのため、電話代行の費用は、事前に予算を伝えたうえで決めるのをおすすめします。予算の範囲で最適なプランを紹介してくれると思います。

■格安の電話代行を利用してみて

建築事務所にとって電話対応は大きな課題でした。どうにかして、電話の取り逃しを防ぎたいと思っていても、今までは諦めている分もありました。実際に導入してみて留守電にする必要がなくなったこと、対応してもらったときはメールに詳細が書かれているため、折り返しまでの作業もスムーズにできるようになりました。スピーディーに対応できる分、お客様からも対応が丁寧だと褒めていただくことも増えました。業務も円滑に回り残業が少なくなったこと、当事務所の社員として対応してくれる分、安心して任せられます。しかも、電話対応のプロなのもあり、お客様に失礼な対応をしてしまうこともありません。格安だと対応は大丈夫かと心配していましたが、実際に利用してみると格安でも十分に満足できる対応であることがわかりました。事務所に新しく人を雇っても、人材育成の時間がとれないこと、閑散期にお願いできる仕事もないので、必要なときだけ依頼できる手軽さも気に入っています。電話対応で悩んでいる事務所があれば、利用しない手はないと思います。

■まとめ

建築事務所にとっても格安の電話代行は必要なサービスです。電話にはたくさんのチャンスがありますし、せっかくのチャンスを無駄にするわけにもいきません。忙しく電話対応ができないとき、社外研修で対応できないときにも電話代行がいてくれることで心強く安心できます。急な休みで人手不足のときにも電話の対応をお願いでき、メールで詳細も教えてくれる分、時間を無駄にすることもありません。電話代行を上手に活用しつつ、事務所の売上UPに繋がったらいいと考えています。