私は、社員5名程度の美容商社の代表をしています。規模こそ小さいものの毎年黒字あること、社員の入れ替わりもほとんどなくお互いにフォローし合いながら仕事ができる環境です。社員あっての会社であると考え日々感謝の気持ちでいっぱいです。今までは美容商社として自社で考えたスキンケアなどの販売をメインにしていました。でも、取引先からの希望があり定期的にコンサルタントとして運営に携わってほしいといわれるようになりました。今の社員は日々の業務で手いっぱいですし、残業を増やしたくないと考え安い電話秘書サービスを利用することにしたのです。

■コンサルタントの仕事で電話秘書が必要な理由

今回、クライアントよりコンサルしてほしいという要望をいただいたのがきっかけとなりましたが、もともと興味のある分野でもあり、挑戦したいと考えていました。ただ、コンサルタントの仕事を入れるようになると、社内にいる時間も少なくなりますし、出張で地方に足を運ぶ機会も増えます。そのためコンサル向けの電話対応はもちろん、スケジュールを管理・調整し交通手段の確保や、打ち合わせのお店の予約なども必要です。コンサルタントの日時についても、クライアントとやりとりをしながら決めていく必要があります。電話秘書を雇う前は、自分で電話対応やスケジュールの調整をしていました。ただ、ある程度決めたホテルがあっても、そのときの状況によっていっぱいになってしまっていると、別の場所を探さなくてはいけなくなります。タクシーの手配も行うなど思っている以上にやらなくてはいけない業務が多いと感じました。スケジュールの管理ができていないと、クライアントにも迷惑をかけるようになりますし、信用問題になってしまうこともあります。電話秘書として電話代行や事務作業を依頼できる人を探すことにしたのです。

■電話秘書は安いかどうかも重要

電話秘書について探すときに"安いかどうか"はとても重要だと思います。安かろう悪かろうでは意味がないのですが、毎月決まったコストがかかるのもあり、それが負担になっては意味がないのです。コンサルタントの仕事も始まったばかりですし、今後どのくらい件数が増えるかもわかりません。そのため、安い費用で必要な仕事を代行してもらえる存在かどうかが大切です。電話秘書といっても依頼先によって仕事の内容は大きく変わるので、一見安いコストに見えても、仕事内容をよく確認してみるとオプションを追加しないと難しいケースもあります。コンサルタントの件数が増えてきてから、毎月のコストを上げてもいいですしまずは安さも含めて検討したいと考えました。

ただし、電話秘書を導入したことでトラブルが増えてしまっては意味がありません。事前に電話秘書サービスにどんなトラブルが起こりやすいのか聞いてみると安心できると思います。一般的な電話代行や電話秘書サービスでも質が悪いところがあると教えてくれました。例えば、依頼したものの誰も電話に出ないなど対応が悪く自社のイメージ悪化の原因になってしまうこともあるそうです。安いなど低価格には何かしらの理由が隠れていることもあるので、その理由を確認しておくべきだと実感しました。

電話応対の体制がしっかりしているかどうかでも変わりますし、信頼できるかどうか実績の有無も重要です。安さばかりを重視してしまうと、質の悪い電話秘書サービスに当たってしまうこともあるので注意していきたいです。

■お試しサービスがある電話秘書がおすすめ

電話秘書のなかには、まずはお試しで2週間利用できるところもあります。どんな雰囲気で電話対応してくれるのかなど、実際に利用してみないとわからないことも出てきます。私もコンサルタントのサポートとして電話秘書を依頼することになったこと、報酬額も高い重要な仕事になるので対応の丁寧さは重要だと感じています。そもそもコンサルタントは教える立場になるので、その会社の対応ができていないと意味がないのです。また電話秘書を使ってみて、どんなサポートが必要なのか、どこまで完全にお任せしていいのかなどもわからない部分もあります。導入してからイメージが違った...なんて事態にならないように、お試しサービスを使えるところだと安心できるなと感じます。電話秘書のなかには全額返金などの保証をしているところもあるみたいなので、納得してからサービスを利用したいものだなと感じました。

■まとめ

電話秘書サービスは、安いから質が悪いとは限りません。コンサルタントの業務のサポートとして依頼していますが、今のところミスもありませんし、先方にもお褒めの言葉をいただきます。電話代行だけでなく事務作業も一緒に依頼できるのも気に入っています。どこまでどんな仕事を任せられるのかを確認しておけば、あとからイメージが違ったと後悔することもありません。お試しから始めてみて、判断するのがおすすめです。