私は、結婚相談所を運営しています。コロナが落ち着いてきたこともあり、以前よりも利用される方が増え、直接顔を合わせてお相手を選びたいと希望される方も増えています。利用者が急激に増えたこともあり、電話対応が間に合いません。そのため、電話秘書を格安で使える場所はないか？を探しています。結婚相談所は利用者の方に信頼を得てもらう必要もあるので、電話対応は重要です。電話秘書は格安で利用できるのかについて調べてみました。

■電話秘書は本当に必要なのか

電話秘書の格安業者を調べるにあたり、まずこの点を真剣に考える必要がありました。電話秘書を利用するにはお金もかかります。費用面の負担もあるので、そこまでして代行してもらう必要があるのか？社内でどうにか回せないのかなども含めて考えました。でも、電話秘書を使うことで、得られるメリットのほうが大きいという話にまとました。

例えば、本業に集中できると思ったのも一つです。仕事をするうえで、電話対応だけがすべての仕事ではありません。例えば、利用者さんのマッチングも含めてやらなくてはいけない部分もたくさんあります。提出してもらった書類の不備を確認する作業、問い合わせの対応なども含め代行できない部分も。そのため、電話対応を代行してもらうことで、本業に集中できる良さがあると感じました。利用者の数が増えれば、作業数も増えていきますし、代行も含め利用しつつ、時間に余裕を持った接客が必要だと考えるようになったのです。

電話秘書は本当に必要なのか？という疑問も実際に利用してみると、導入して良かったと思えるようになりました。

■電話秘書を格安で利用するには？

電話秘書を依頼する場合、費用がかかります。それを高いと思うかそれとも安いと思うかは、人によっても変わってくると思います。ただ、電話秘書のために、新しく採用しようとすれば、毎月決まった固定費がかかります。忙しい時期だけ電話秘書を依頼できる存在が欲しいと考えているからこそ、スポットで使える電話秘書に魅力を感じました。今月だけ電話秘書を依頼したいなどの使い方もできますし、定休日だけ電話対応をしてもらうなど曜日や時間帯を指定して通うこともできます。そのため、余計なコストがかかる心配もありません。

電話秘書はどこを利用するのかによっても費用面は変わってきます。そのため、複数の業者から見積もりをとって比較する必要があります。自社にあったプランを選ぶことが、格安で利用することにつながると思っています。受電数によっても変わりますし、従量課金制も含めてどんな課金方法なのかを確認する必要があります。深夜や早朝などの時間帯にサービスを使おうとすれば、割増料金がかかってしまい費用も高くなります。

オプションになるのかどうか、また費用はどのくらいかかるのか総合的に考えて決めていくことで格安になるのだと思います。もちろん、料金の格安さだけで選ぶのであれば、プランの特製や自社の業種にあっているかどうかを含めサービスを決める必要があります。

■電話秘書は格安でいくらからある？

電話秘書は、格安になると月額980円程度～利用できます。どこまで任せるのかによっても費用が変わってくるので、サービス内容を事前に確認しておくことで本当にコスパがいいのかが見えてきます。なかには月額2000円前後で使えるところもありますし、4000円などさまざまなものがあることがわかりました。もちろん、基本となる電話秘書はもちろん、Q＆Aの対応、時間外アナウンス、留守機能など欲しい機能に合わせてオプションが追加になります。また、メールでの連絡サービスが追加なのか、チャットツール連絡ツールの対応なども含め、欲しい機能を追加することで費用が増えていきます。私は、あくまでも電話秘書とメール連絡サービスを追加にしたので、実際に人を雇うときよりも安く利用することもでき、満足しています。

格安の電話秘書というと「質が落ちるのかな...」と不安に思う事もありました。そのため、見積もりをもらうときに思い切って質問してみました。事前にマニュアルを共有することで、答えてほしい内容など柔軟に対応してくれるそうです。そのため、会社の人間として対応し代行とバレてしまう心配もありません。こうした理由を考えても、質が落ちる心配はないのだと安心して利用できました。格安でも質の高い電話秘書が利用できるのも魅力の一つだと思っています。

■まとめ

格安で利用できる電話秘書は、本業に集中するためにも重要だと感じています。以前は本当に大丈夫かな？と利用するのをためらっていましたが、業務が円滑に回るようにするためにも、上手に活用していきたいです。電話秘書を使って時間的な余裕を作ることで、業務の質も高まり、お客様からもお褒めの言葉をいただくようになりました。電話対応一つで印象が変わってしまうからこそ後悔のない対応を心掛けていきたいです。