私はコワーキングスペースの運営をしています。もともとこの地域にはコワーキングスペースがなく、個人事業主でお店の経営をされている人が多い場所です。観光業としても栄えているので、その需要について一歩あとから広まっていった感じです。コロナの影響もあり在宅ワークを導入される会社が増えたので、仕事をするスペースとしてコワーキングスペースの需要も伸びてきました。そんななか、一人で運営をしていたので電話対応がとてもじゃないけどおいつかなくなりました。受付対応をしているなかで、後ろで電話がなったときに「出ていいですよ」とお客様に気を遣わせる始末...。どうにかしたいと考え電話代行サービスが格安で使える企業を探すようになったのです。

■コワーキングスペース1人運営は思っている以上にきつい

コワーキングスペースも、当初はそこまで利用者もなかったので、軌道にのるまでは固定で人を雇うよりも一人でどうにかしようと考えていました。先々も考え大き目のオフィスを用意したのですが、思っている以上にやらなくてはいけないことがたくさんあります。お客様の対応をすることもありますし、快適に過ごしてもらうためにも管理やメンテナンスは欠かせません。清掃のみ業者に依頼していましたが、次第に利用者も増えていきました。

コワーキングスペースの利用者からかかってくる電話にはいくつか種類があります。サービスや料金についての問い合わせはもちろん、会議室の有無や設備、貸し切り対応などさまざまな使い方を希望される方もいます。一人でコワーキングスペースを使うこともあれば、複数人で集中して作業できる場所を探している人もいます。こうした問い合わせに対応する、ときには見学を受付することもあります。コワーキングスペース宛に係ってくる電話は、利用者のみでなく営業からもどんどん増えています。

営業電話は基本的には、お取次ぎが必要ないようなものばかりです。そのため、仕事を中断して対応することで時間も取られて集中力も切れてしまいます。仕事の生産性も上がらなくなってしまうので、極力対応したくないのが本音です。だからといって、雑な対応はできませんし、お客様との判断も難しいのでリスクもあります。

利用者が増えていけば仕事もどんどん増えていきますし、今まで予想していなかったトラブルが起こることもあります。スタッフを増やすのはもちろんですが、電話代行サービスに格安で依頼するのがベストだと感じるようになったのです。

■コワーキングスペースが格安電話代行サービスを利用してみて

コワーキングスペースを一人で運営していたころを考えると、格段に仕事の生産性も高まっていると感じています。今まで以上に導入できたことを良かったと感じていますし、基本的には電話がなることもありません。少ないスタッフでコワーキングスペースを回していますので、集中しなくてはいけない業務に優先的に取り組めるようになりました。スタッフから折り返しの電話が必要なときもありますが、営業電話のように受電して後悔することもありません。必要な営業であれば報告も受けられますし、問題もありません。

あと、私自身電話に自信がなかったので、電話代行サービスでプロに任せられるのも大きいなと感じました。格安とはいえ、日々電話対応をしているのでとにかく丁寧です。お客様の名前や固有名詞を間違えることもありません。社員として対応してくれているので、お客様にとっても安心感があります。電話代行を使っているかどうかなんて判断できませんし、第一印象になる電話対応に満足できれば、来店してもらえる可能性も高くなります。

他にも、折り返しが必要なケースの多くは調べてみないとわからないことがあるときです。そのため過去のデータや情報を引き出しつつ対応しなくてはいけなくなります。質問に対してすぐに答えられるものばかりではありません。準備する時間も確保できますし、お客様が求めている以上の答えをお伝えできる点も良かったと思います。電話代行は顔を合わせていない分不安もありましたが、今のところ導入して後悔することはありません。格安でここまで丁寧に対応してもらえていることに対して、感謝するべきだなと思います。

■まとめ

電話代行サービスを格安で利用したことで、本当に良かったと思っています。電話対応に追われるのも需要が高まってきたからこそと考えていましたが、出られず折り返すことも増え集客のチャンスを自分で棒に振っていると感じるようになりました。電話代行といっても会社によって対応も変わってくるので安心できる代行サービスを選ぶ必要はあります。実際に問い合わせをしたときの対応でも、仕事に対しての向き合い方が見えてきます。格安かどうかも変わってくるので、比較しつつ利用したい電話代行サービスを探してみるといいかもしれません。個人事業をしている人にも欠かせないサービスです。