私は、マーケティング支援の会社で働いています。今まで、月400件～500件の電話を受けていました。会社にとって電話対応は仕方ないことと諦めていたのですが、慌てて電話をとっても営業電話ばかりなので、社員にとってもうんざりとした声が上がっていました。マーケティングに携わっているとわかると思うのですが、集中して処理しなくてはいけないことも多く少数精鋭で回している会社も多くなります。毎日の電話対応について、会社内でも問題になっていたため格安の電話代行を使うことにしたのです。

■少数精鋭の会社には電話対応は負担になる

マーケティング業界は今勢いもありますし、日々変化しています。そのため、こなす業務も多く時間には限界があります。そんななか、電話対応も行わなくてはいけませんし、適当な対応をすれば会社の印象も悪くなります。電話は、相手の顔が見えない分対応が難しい分でもあります。丁寧な対応をしているつもりでも、それが伝わらず端的な対応に聞こえてしまうこともあります。よく、電話対応はワントーン声を上げて話すのがポイントともいわれており、いかに対応できるかがかかっています。少数精鋭ということは、社員一人一人にかかってくる仕事の負担も大きいということ。時間的な余裕がないなかで対応すれば、トラブルのもとになってもおかしくありません。時には「電話をかけてもなかなかつながらない」といわれてしまい、困った経験もあります。こうした問題を考えると、電話対応をどうにかしたいと常に考えていたのです。

■格安の電話代行とは

電話代行というと、コールセンターのようなイメージを持っていました。全員が同じフロアにいて電話対応するものと考えていたのですが、今は在宅で電話代行の仕事をされている方もいるようです。格安かどうかは、予算によっても変わってきますが、電話対応のために新しく社員を雇うよりは断然コストを抑えられます。月額3,000円～依頼できる固定性のところもありますし、受電した件数によって費用が変わることもあるようです。例えば、格安の電話代行を使うのが起業したばかりの会社であれば、受電の件数のほうが無駄もありません。でも、一定数の電話がかかってくる会社であれば固定額にしたほうが格安になることもあります。会社によってもこの辺りは変わってくるのではないでしょうか。

あと、いくつか相見積もりをもらってわかったことなのですが、格安とうたっている業者であっても時間外の対応やメール、報告で別途費用がかかることもあります。格安電話代行；ばかりに注目するのではなく、どこまで業務をお願いできるのかを含め考えたほうがいいなと感じました。格安だからと安易に考えると、あとで予算オーバーになり慌てることになってしまいます。格安の電話代行に依頼する前に、最低限欲しい機能も確認しておくと安心だと思います。

■格安の電話代行を導入してみて

格安の電話代行について、依頼するまでは不安な部分も多く感じていました。毎月400件以上の電話対応がなくなることで、社内がどう変わるのかもとても興味がありました。電話代行を導入したことで、社内全体に余裕ができ活気が出てきたと思っています。電話に時間をとられることがない安心感もありますし、ミスが許されないような仕事も集中でき効率も上がります。電話が鳴らなくなったオフィスでは、社員同士が楽しそうに雑談する姿も見られます。お互いに報連相も行き届くようになったので、ミスも極端に減ったと感じます。今まで当たり前に思っていましたが、電話対応によって作業が中断されることで生産性を落とす原因になっていたのだなと実感しています。また、電話対応があるからとランチの時間をずらして取っていましたが、全員が一緒にとれるようになりました。

社内で今まで一緒に食事に行かなかった人同士がランチに行く姿も見かけます。お互いに心の余裕ができたことで、仕事や人間関係にもいい影響があるのだなと思います。以前なら忙しいのに電話に出ない社員がいると角が立つこともあったのでいい傾向です。もちろんすべての電話対応を任せっきりにできるわけではありません。でも仕事の合間など自分のタイミングで折り返しができるようになったので、適切な対応にも繋がりやすくなっています。マーケティング業界として今勢いがあるからこそ、電話代行に依頼することで社内の雰囲気も生産性も高まったと実感しています。

■まとめ

電話代行に格安で依頼できることで、こんなにも社内の雰囲気が変わることに今更ながら驚いています。今迄なら時間に追われるのも、仕事が終わらなくなり残業も仕方ないという雰囲気がありました。働き方改革についても問われている時代です。できることを少しずつでも進めていくことの大切さ、限られた時間のなかで生産性を高める意味を考えるようになりました。思い切って依頼して本当に良かったと思っています。